Grundlagen I

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#  Grundlagen I
## Excel-Schulung Studierendenwerk Bielefeld
### Jens Klenke, M.Sc.

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## Funktionen &mdash; Übersicht

- Grundlagen & Tipps
- Zellen Formatierung 
- Bedingte Formatierung

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# Grundlagen & Tipps

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## Zellbezüge: Relativ, Absolut & Gemischt

.font90[
**Die vier Varianten:**

| Bezug | Bezeichnung | Verhalten beim Kopieren |
|-------|-------------|--------------------------|
| `A1` | Relativ | Spalte **und** Zeile passen sich an |
| `$A1` | Gemischt | Spalte **fix**, Zeile passt sich an |
| `A$1` | Gemischt | Zeile **fix**, Spalte passt sich an |
| `$A$1` | Absolut | Spalte **und** Zeile bleiben fix |

.center.font60[**Hinweis:** Das `$` steht **direkt vor** dem Element, das fixiert werden soll]

]

- `F4`  wechselt zyklisch durch alle vier Varianten:

```
=A1*B1        (Cursor hinter A1) 
→ F4 einmal:  =$A$1*B1
→ F4 nochmal: =A$1*B1
→ F4 nochmal: =$A1*B1
→ F4 erneut:  =A1*B1
```
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## Wann braucht man welchen Bezug?

.font90[

| Situation | Bezug | Beispiel |
|-----------|-------|----------|
| Formel horizontal **und** vertikal kopieren, Bezug bleibt gleich | `$A$1` | Fixer Steuersatz, MwSt.-Satz |
| Nur Spalte soll fix bleiben (z.B. beim Kopieren nach rechts) | `$A1` | Bedingte Formatierung ganzer Zeilen |
| Nur Zeile soll fix bleiben (z.B. beim Kopieren nach unten) | `A$1` | Kopfzeile referenzieren |
| Normales Kopieren in alle Richtungen | `A1` | Standardfall |

]

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## Das Ausfüllkästchen &mdash; Ziehen & Doppelklick

Das kleine **Kreuz (+)** unten rechts in der markierten Zelle erleichtert unsere Arbeit

**Funktion 1: Ziehen (manuell)**

.blockquote.exercise[Zelle markieren → auf das Kreuz klicken → gedrückt halten → in gewünschte Richtung ziehen]

- Formeln werden automatisch angepasst (relative Bezüge)
- Zahlenreihen werden fortgesetzt (z.B. 1, 2, 3, ...)
- Auch nach **links/rechts/oben/unten** möglich

**Beispiel:**

```
A1: =B1*C1  →  ziehen nach unten  →  A2: =B2*C2, A3: =B3*C3, ...
```

```
Montag  →  ziehen  →  Dienstag, Mittwoch, Donnerstag, ...
1       →  ziehen  →  2, 3, 4, 5, ...
Jan     →  ziehen  →  Feb, Mär, Apr, ...
```

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## Das Ausfüllkästchen &mdash; Doppelklick

**Funktion 2: Doppelklick (automatisch)**

.blockquote.exercise[Auf das Kreuz **doppelt klicken**]

- Füllt automatisch **bis zum Ende** der angrenzenden Datenspalte aus
- Erkennt das Ende anhand einer **benachbarten, durchgehend gefüllten Spalte**
- Spart Zeit & minimiert Fehler bei **langen Tabellen**

**Hinweis:** Beim Ziehen mit gedrückter **rechter Maustaste** erscheint ein Kontextmenü mit weiteren Optionen

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## Die Ausfüllen-Optionen (Smart Tag)

- Nach dem Loslassen öffnet sich ein Kontextmenü

.font90[
**Die wichtigsten Optionen im Überblick**

| Option | Wirkung |
|--------|---------|
| **Zellen kopieren** | Exakte Kopie (Werte/Formeln bleiben identisch, kein Hochzählen) |
| **Reihe ausfüllen** | Fortlaufende Reihe (Standard bei Zahlen/Daten/Text mit Muster) |
| **Nur Formatierung ausfüllen** | Nur das **Format** wird übernommen, Inhalte bleiben unverändert |
| **Ohne Formatierung ausfüllen** | Nur der **Inhalt** wird übernommen, Format bleibt wie vorher |
| **Trend** | Berechnet lineare/exponentielle Trends bei Zahlenreihen |

]

.font90[

**Beispiel:** Zahl `$1$` ziehen

```
Standard (Reihe ausfüllen):  1, 2, 3, 4, ...
Zellen kopieren:              1, 1, 1, 1, ...
```

]

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## Weitere nützliche Shortcuts

- Gleiche Eingabe in mehrere markierte Zellen gleichzeitig
  - *Bereich markieren → Eingabe tippen → `Strg + Enter` (statt normalem Enter)*
  
- **Format übertragen:** .blockquote.exercise[Pinsel-Symbol in der Symbolleiste]

*Zelle mit gewünschtem Format markieren → Pinsel klicken → Zielzelle(n) anklicken*

*Nur die **Formatierung** wird übertragen, der Inhalt bleibt unverändert*

**Blitzvorschau:** .blockquote.exercise[`Strg + E`]

*Erkennt Muster automatisch (z.B. Vorname aus "Nachname, Vorname" extrahieren)*

*Einfach ein Beispiel in die Nachbarzelle eintippen → `Strg + E` → Rest wird automatisch ausgefüllt*

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## Weitere nützliche Shortcuts (2/2)

**Navigation & Markierung:**

| Shortcut | Wirkung |
|----------|---------|
| `Strg + Pfeiltaste` | Springt ans Ende des zusammenhängenden Datenbereichs |
| `Strg + Shift + Pfeiltaste` | Markiert den gesamten Datenbereich in diese Richtung |
| `Strg + Pos1` | Springt zu Zelle A1 |
| `Strg + Ende` | Springt zur letzten benutzten Zelle |

**Weitere praktische Helfer:**

| Shortcut | Wirkung |
|----------|---------|
| Doppelklick auf Spaltenrand | Spaltenbreite automatisch anpassen |
| `Strg + Shift + L` | Filter ein-/ausschalten |
| `Strg + 1` | Zellen formatieren öffnen |

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# Zellen formatieren

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### Zellen formatieren

- **Zellen formatieren öffnen:** `Strg + 1` 
- Kursfokus liegt auf der Formatierung von Zahlen

- Wichtigste Kategorien:
  - `Standard` c keine feste Formatierung, Excel entscheidet automatisch
  - `Zahl` &mdash; Dezimalstellen, Tausendertrennzeichen
  - `Währung` &mdash; Dezimalstellen, Tausendertrennzeichen & Symbol
  - `Datum` / `Uhrzeit` &mdash; verschiedene Anzeigeformate
  - `Benutzerdefiniert` &mdash; eigene Formatcodes erstellen

**Wichtig:**

- Die Formatierung ändert **nur die Anzeige**, nicht den tatsächlichen Wert der Zelle.
- Excel übernimmt automatisch das Format der **ersten** Zelle bei einer Formel.

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## Platzhalter

**Wichtigste Platzhalter:**

| Zeichen | Bedeutung |
|---------|-----------|
| `0` | Ziffer **immer** anzeigen (auch führende/nachfolgende Nullen) |
| `#` | Ziffer **nur** anzeigen, wenn vorhanden (keine unnötigen Nullen) |
| `?` | Ziffer oder Leerzeichen (zur Ausrichtung von Dezimalstellen) |

**Beispiel:**
```
0,00   → 5 wird zu 5,00
#,##   → 5 wird zu 5
0000   → 5 wird zu 0005
```

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## Trennzeichen: Punkt & Komma

**Im Formatcode gilt (unabhängig von der Ländereinstellung):**

- `,` (Komma) &mdash; Platzhalter für **Dezimaltrennzeichen**
- `.` (Punkt) &mdash; Platzhalter für **Tausendertrennzeichen**

**Beispiel:**
```
#.##0,00   → 1234,5 wird zu 1.234,50
#.##0      → 1234,5 wird zu 1.234
```

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## Einheiten & Text einfügen

**Text in Anführungszeichen:** .blockquote.exercise[`0" km"`]

**Einzelnes Zeichen mit Backslash:** .blockquote.exercise[`0\k\m`]

**Beispiel:**
```
0" km"        → 120 wird zu 120 km
0" km/h"      → 80 wird zu 80 km/h
#.##0" €"     → 1500 wird zu 1.500 €
0" Stk."      → 5 wird zu 5 Stk.
```
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*Der Text in `" "` wird einfach angehängt, ohne den Zahlenwert zu verändern*

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## Farben in Formaten

**Syntax:** 
.blockquote.exercise[`[Farbe]Formatcode`]

**Verfügbare Farben:**
- `[Schwarz]` `[Weiß]` `[Rot]` `[Grün]` `[Blau]` `[Gelb]` `[Cyan]` `[Magenta]`

**Vier Abschnitte möglich:** 
- `Positiv;Negativ;Null;Text` (getrennt durch `;`)

**Beispiel (positiv/negativ unterschiedlich einfärben):**
```
[Grün]0;[Rot]-0
[Grün]0;[Rot]-0;[Blau]0;[Schwarz]@
```

???

[Grün][>=100]0;[Rot][<100]0

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## Benutzerdefinierte Formate für Dauer

**Das Problem mit Standard-Uhrzeitformaten:**

- `hh:mm:ss` &mdash; zeigt max. 23:59:59 (springt bei 24h zurück auf 00:00:00)
- `[hh]:mm:ss` &mdash; zeigt **Gesamtstunden**, auch über 24h hinaus (z.B. 30:15:00)

*Wichtig:* Eckige Klammern `[ ]` bei Zeitformaten = "kumuliert über die Grenze hinaus" (24h, 60min, etc.)

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# Bedingte Formatierung

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## Bedingte Formatierung: Zellen hervorheben

**Menüpfad:**

.blockquote.exercise[Start → Bedingte Formatierung → Regeln zum Hervorheben von Zellen]

**Wichtigste Optionen:**

.font90[
| Regel | Beispiel |
|-------|----------|
| Größer als... | Werte > 100 hervorheben |
| Kleiner als... | Werte < 50 hervorheben |
| Zwischen... | Werte zwischen 10 und 20 |
| Gleich... | Exakter Wert (z.B. "Bielefeld") |
| Text, der enthält... | Zellen mit bestimmtem Textteil |
| Datum... | z.B. "Gestern", "Nächste Woche" |
| Doppelte Werte | Duplikate farblich markieren |
]

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## Bedingte Formatierung: Oben/Unten-Regeln

**Menüpfad:** .blockquote.exercise[Start → Bedingte Formatierung → Top/Bottom-Regeln]

**Wichtigste Optionen:**

.font90[
| Regel | Beispiel |
|-------|----------|
| Oberste 10 Elemente | Top 10 Werte hervorheben |
| Oberste 10 % | Beste 10% hervorheben |
| Unterste 10 Elemente | Schlechteste 10 Werte |
| Über dem Durchschnitt | Werte > Durchschnitt |
| Unter dem Durchschnitt | Werte < Durchschnitt |
]
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## Bedingte Formatierung: Visuelle Datenanalyse

**Menüpfad:** .blockquote.exercise[Start → Bedingte Formatierung → Datenbalken / Farbskalen / Symbolsätze]

**Die drei Visualisierungstypen:**

.font90[
| Typ | Wirkung |
|-----|---------|
| **Datenbalken** | Balken direkt in der Zelle (Länge = Wert) |
| **Farbskalen** | Farbverlauf je nach Wertgröße (z.B. Rot→Gelb→Grün) |
| **Symbolsätze** | Icons wie Ampeln, Pfeile, Sterne je nach Wert |
]

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## Ganze Zeile hervorheben

**Menüpfad:**
.blockquote.exercise[
Bereich markieren → Bedingte Formatierung → Neue Regel →

Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden]

**Formel:**
```
=$A2="Bielefeld"
```

.font90[

.half-br[]

**Wichtig: Zellbezug beachten!**

.half-br[]

| Bezug | Wirkung |
|-------|---------|
| `$A2` | Spalte fix, Zeile relativ → **ganze Zeile wird geprüft** |
| `A2` | Beides relativ → nur exakte Zelle wird geprüft |
| `$A$2` | Beides fix → Bedingung bleibt immer gleich |

]

.half-br[]

Das `$` vor dem *Spaltenbuchstaben* ist hier entscheidend