PivotTable

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#  PivotTable
## Excel-Schulung Studierendenwerk Bielefeld
### Jens Klenke, M.Sc.

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class: top, left
## PivotTable &mdash; Übersicht

- Einleitung
- Grundaufbau & Datenquelle
- Auswertung
- Layout
- Berechnungen
- PivotChart
- Aktualisieren

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# Einleitung

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## Was ist eine PivotTable?

**Definition:**

Ein Werkzeug, um große Datenmengen **interaktiv zusammenzufassen** und auszuwerten

**Vorteil:**

Felder werden per **Drag & Drop** angeordnet, ohne selbst zu coden

**Voraussetzungen:**

.font90[

.half-br[]

| Anforderung | Warum wichtig? |
|--------------|------------------|
| **Langes Format** | Jede Kategorie in einer Spalte, nicht über mehrere Spalten verteilt |
| **Keine Leerzeilen/-spalten** | Sonst wird der Datenbereich nicht korrekt erkannt |
| **Eindeutige Spaltenüberschriften** | Jede Spalte braucht einen **eigenen, klaren Namen** |
| **Ein Datensatz pro Zeile** | Keine zusammengefassten/verschmolzenen Zellen |

]

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## PivotTable erstellen

**Menüpfad:** .blockquote.exercise[Daten markieren → Einfügen → PivotTable]

.font90[

.half-br[]

**Dialogfenster:**

.half-br[]

| Option | Bedeutung |
|--------|-----------|
| **Tabelle/Bereich** | Der zu analysierende Datenbereich |
| **Externe Datenquelle** | z.B. eine Power Query-Abfrage |
| **Neues Arbeitsblatt** | PivotTable auf eigenem Blatt (empfohlen!) |
| **Vorhandenes Arbeitsblatt** | PivotTable an bestimmter Stelle einfügen |

]
--

.font90[

.half-br[]

Eine PivotTable wird meisten auf einem _Neuen Arbeitsblatt_ errichtet, damit die Rohdaten und Auswertung klar getrennt bleiben

]

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# Grundaufbau & Datenquelle

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## Grundaufbau

Die **PivotTable-Feldliste** erscheint automatisch am rechten Bildschirmrand

#### Ablagebereiche

.font90[

.half-br[]

| Bereich | Funktion |
|---------|----------|
| **Filter** | Übergeordnete Einschränkung der gesamten Tabelle |
| **Zeilen** | Kategorien werden **untereinander** aufgelistet |
| **Spalten** | Kategorien werden **nebeneinander** aufgelistet |
| **Werte** | Die eigentlichen Berechnungen (Summe, Anzahl, ...) |

]

.half-br[]

Felder aus der oberen Liste in den gewünschten Bereich ziehen

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## Beispiel

.pull-left[

**Rohdaten:**

| Stadt | Monat | Umsatz |
|-------|-------|--------|
| Bielefeld | Jan | 100 |
| Essen | Jan | 50 |
| Bielefeld | Feb | 120 |

]

.pull-right[

**Ziel:**

Umsatz pro Stadt anzeigen

```
Zeilen:  Stadt
Werte:   Umsatz (Summe)
```

]

**Ergebnis:**

| Stadt | Summe von Umsatz |
|-------|-------------------|
| Bielefeld | 220 |
| Essen | 50 |
| **Gesamtergebnis** | **270** |

---

## PivotTable erstellen &mdash; Datenquelle

**Schritt 1:** .blockquote.exercise[Cursor in den Datenbereich klicken ]

**Schritt 2:** .blockquote.exercise[Einfügen → PivotTable → OK]

.half-br[]

.font90[

**Quellen:**

.half-br[]

| Quelle | Vorteil |
|--------|---------|
| **Normaler Bereich** | Schnell für einmalige Analysen |
| **Excel-Tabelle** | Erweitert sich automatisch bei neuen Zeilen |
| **Power Query-Abfrage** | Zusätzlich automatische Bereinigung bei Aktualisierung |

]

.half-br[]

**Empfehlung:** Für wiederkehrende Berichte **Tabelle** oder **Power Query** nutzen

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## Zeilen & Spalten

**Zeilen:** Kategorien werden in **Zeilen untereinander** aufgelistet

.font90.pull-left[

**Beispiel:**

```
Zeilen: Stadt
```

]

.font90.pull-right[

.half-br[]

**Ergebnis:**

.half-br[]

| Stadt |
|-------|
| Bielefeld |
| Essen |

]

.font90[

.half-br[]

Bei **mehrere Feldern** Werden diese **hierarchisch verschachtelt** ]

.font90[

**Spalten:** Kategorien werden in **Spalten nebeneinander** aufgelistet

]

.font90.pull-left[

**Beispiel:**

.half-br[]

```
Zeilen:   Stadt
Spalten:  Monat
```

]

.font90.pull-right[

**Ergebnis:**

.half-br[]

| Stadt | Jan | Feb |
|-------|-----|-----|
| Bielefeld |  |  |
| Essen |  |  |

]

---

## Werte & Filter

**Werte:** Die eigentliche **Berechnung/Aggregation** der Daten

.font90[

**Standardverhalten:**

.half-br[]

| Datentyp des Feldes | Automatische Berechnung |
|------------------------|----------------------------|
| Zahlen | **Summe** |
| Text/Datum | **Anzahl** |

]

.font90[

.half-br[]

- Dieselbe Spalte kann **mehrmals** in den Werte-Bereich gezogen werden &mdash; mehr dazu später

]

**Filter:** **Dynamisches** filtern der PivotTable, ohne die Rohdaten zu verändern

---

## Zusammenfassung

| Bereich | Wirkung | 
|---------|---------|
| **Zeilen** | Kategorien untereinander |
| **Spalten** | Kategorien nebeneinander | 
| **Werte** | Berechnung/Aggregation | 
| **Filter** | Globale Einschränkung |

> Es gibt **kein Richtig oder Falsch**, bei der Anordnung. Entscheidend ist das Ziel

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# Auswertung

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## Berechnungstyp ändern

**Menüpfad:** .blockquote.exercise[Rechtsklick auf Wert → Werte zusammenfassen nach]

.half-br[]

.font90[

**Wichtigste verfügbare Berechnungen:**

.half-br[]

| Funktion | Wirkung |
|----------|---------|
| **Summe** | Addiert alle Werte |
| **Anzahl** | Zählt die Einträge |
| **Mittelwert** | Berechnet den Durchschnitt |
| **Max / Min** | Größter/kleinster Wert |
| **Produkt** | Multipliziert alle Werte |
| **StdAbw** | Standardabweichung |

]

---

## Werte als Prozent anzeigen

**Menüpfad:** .blockquote.exercise[Rechtsklick auf Wert → Werte anzeigen als]

.font80.pull-left-2[

.half-br[]

**Wichtigste Optionen:**

.half-br[]

| Option | Zeigt an... |
|--------|-------------|
| **% vom Gesamtergebnis** | Anteil am kompletten Gesamtergebnis |
| **% der Zeilenzusammenfassung** | Anteil innerhalb der jeweiligen Zeile |
| **% der Spaltenzusammenfassung** | Anteil innerhalb der jeweiligen Spalte |
| **Differenz von** | Absolute Veränderung zu Vorjahr/-monat |
| **% Differenz von** | Prozentuale Veränderung zu Vorjahr/-monat |

]

.font80.pull-right-1[

.half-br[]

**Beispiel:**

Umsatz pro Stadt als Anteil am Gesamtumsatz

.half-br[]

| Stadt | Umsatz | % vom Gesamtergebnis |
|-------|--------|-------------------------|
| Bielefeld | 220 | 81,5% |
| Essen | 50 | 18,5% |

]

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## Mehrere Werte

Im Bereich Were können **Felder** mehrfach gezogen werden

.pull-left[

.half-br[]

**Beispiel:**

```
Werte: Umsatz (Summe)
       Umsatz (Anzahl)
       Umsatz (Mittelwert)
```
]

.font90.pull-right[

**Ergebnis:**

.half-br[]

| Stadt | Summe von Umsatz | Anzahl von Umsatz | Mittelwert von Umsatz |
|-------|---------------------|------------------------|---------------------------|
| Bielefeld | 220 | 2 | 110 |

]

**Werte umbenennen**

.blockquote.exercise[Doppelklick auf die Spaltenüberschrift in der Tabelle → neuen Namen eingeben]

**Achtung:** Der neue Name darf **nicht identisch** mit dem ursprünglichen Feldnamen sein

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## Datumswerte gruppieren

**Menüpfad:** .blockquote.exercise[Rechtsklick auf Datumsfeld (in Zeilen/Spalten) → Gruppieren]

.half-br[]

**Wichtigste Gruppierungsoptionen:**

```
Sekunden, Minuten, Stunden
Tage, Monate, Quartale, Jahre
```

.font90[

**Beispiel:**

.half-br[]

| Vorher (einzelne Daten) | Nachher (gruppiert nach Monat) |
|---------------------------|-----------------------------------|
| 03.01.2026 | Januar |
| 15.01.2026 | Januar |
| 02.02.2026 | Februar |

]

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## Zahlenwerte gruppieren

**Menüpfad:** .blockquote.exercise[Rechtsklick auf Zahlenfeld (Zeilen/Spalten) → Gruppieren]

.font90[

.half-br[]

**Einstellungen im Dialogfenster:**

.half-br[]

| Feld | Bedeutung |
|------|-----------|
| **Beginnend bei** | Startwert der ersten Gruppe |
| **Bis** | Endwert der letzten Gruppe |
| **Nach** | Intervallgröße (Schrittweite) |

]

.half-br[]

**Beispiel (Alter gruppieren, Intervall 10):**

.half-br[]

```
Beginnend bei: 0
Bis: 100
Nach: 10
```

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## Gruppen wieder auflösen

**Menüpfad:** .blockquote.exercise[Rechtsklick auf gruppiertes Feld → Gruppierung aufheben]

**Wichtig:**

- Löscht **nur** die Gruppierung, nicht die Originaldaten
- Danach werden wieder alle **einzelnen** Werte angezeigt

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## Sortieren in der PivotTable

**Über Dropdown-Pfeil:** .blockquote.exercise[Klick auf Feld-Dropdown → Sortieren A→Z / Z→A]

**Über Rechtsklick:** .blockquote.exercise[Rechtsklick auf Wert → Sortieren → Nach Werten sortieren]

.half-br[]

**Unterschied:**

.half-br[]

| Sortierung | Wirkung |
|------------|---------|
| **Alphabetisch (A→Z)** | Sortiert nach den **Beschriftungen**  |
| **Nach Werten** | Sortiert nach den **berechneten Zahlen**  |

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## Benutzerdefinierte Sortierreihenfolge

**Standardproblem:** Excel sortiert automatisch alphabetisch &mdash; alphabetisch Reihenfolge nicht immer sinnvoll

**Lösung:** .blockquote.exercise[Datei → Optionen → Erweitert → Allgemein → Listen zur Verwendung bei Sortierungen und Fülloperationen erstellen
 → Benutzerdefinierte Listen bearbeiten]
 
--

**Beispiel:**

.half-br[]

```
Eigene Liste anlegen: Mo, Di, Mi, Do, Fr, Sa, So
```

.half-br[]

Rheinenfolge wird **anschließend automatisch** übernommen

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## Filter

**Klassicher Filter:** .blockquote.exercise[Klick auf Feld-Dropdown in Zeilen/Spalten]

**Möglichkeiten im Dropdown:**

- Einzelne Werte per Häkchen aus-/einblenden
- Textfilter (enthält, beginnt mit, ...)
- Wertfilter (größer als, Top 10, ...)

**Berichtsfilter:**

Ein Feld wird in den **Filter-Bereich** gezogen

- Dropdown oberhalb der Tabelle
- Mehrfachauswahl muss aktiviert werden

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## Datenschnitte / Slicer &mdash; Visuelle Filter

**Menüpfad:** .blockquote.exercise[PivotTable anklicken → Analysieren/PivotTable-Analyse → Datenschnitt einfügen]

.font90[
.half-br[]

**Vorteil:**

- Alle Werte werden als **klickbare Buttons** angezeigt
- Auf einen Blick sichtbar, was gerade **aktiv/inaktiv** gefiltert ist
- Verknüpfung zu mehreren Tabellen
]

**Mehrere PivotTables mit einem Slicer verbinden:**

.blockquote.exercise[Rechtsklick auf Slicer → Berichtsverbindungen]

--
.font90[
.half-br[]

- **Im Dialogfenster:** Gewünschte PivotTables auswählen

- **Voraussetzung:** Verbundene PivotTables müssen auf **derselben** Datenquelle/Feld basieren

]

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## Datenschnitte (Visuelle Filter)

Spezieller **Slicer** für Datumsfelder

**Menüpfad:** .blockquote.exercise[PivotTable anklicken → Analysieren → Zeitachse einfügen]

**Unterschied zum normalen Slicer:**

- Speziell für **Datumsfelder** konzipiert
- Zeigt einen **Zeitstrahl** (Tage, Monate, Quartale, Jahre wählbar)
- Bereich lässt sich durch Ziehen der Ränder eingrenzen

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# Layout

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## Berichtslayout: Die drei Grundformen

**Menüpfad:** .blockquote.exercise[PivotTable-Analyse/Entwurf → Berichtslayout]

**Varianten:**

.half-br[]

| Layout | Darstellung |
|--------|-------------|
| **Kompakt** (Standard) | Alle Zeilenfelder in **einer** Spalte, eingerückt |
| **Gegliedert** | Jedes Zeilenfeld bekommt eine **eigene Spalte** |
| **Tabellarisch** | Wie Gegliedert, aber mit Zwischensummen **pro Zeile** sichtbar |

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## Teilergebnisse & Gesamtergebnisse

**Menüpfad:** .blockquote.exercise[PivotTable-Analyse/Entwurf → Teilergebnisse / Gesamtergebnisse]

.half-br[]

**Teilergebnisse:**

.font90[

- Nicht anzeigen
- Am Ende jeder Gruppe anzeigen (Standard)
- Am Anfang jeder Gruppe anzeigen
]

**Gesamtergebnisse:**

.font90[

- Für Zeilen und Spalten deaktivieren
- Nur für Zeilen aktivieren
- Nur für Spalten aktivieren
- Für beide aktivieren (Standard)
]

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## Leere Zellen auffüllen

**Problem:**

Wenn eine Kombination keine Daten hat, bleibt die Zelle standardmäßig **leer**

**Menüpfad:** .blockquote.exercise[Rechtsklick in PivotTable → PivotTable-Optionen → Layout & Format]

**Wichtige Einstellung:**

✅ Für leere Zellen anzeigen:  [0]  oder  [Text, z.B. "-"]

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## PivotTable-Formate & Designvorlagen

**Menüpfad:** .blockquote.exercise[PivotTable anklicken → Entwurf → PivotTable-Formate]

**Vorgefertigte Optionen:**

- Farbige Vorlagen (Hell/Mittel/Dunkel)
- Gebänderte Zeilen/Spalten (abwechselnde Farben)
- Kopfzeile ein-/ausblenden

**Zusätzliche Design-Checkboxen:**

```
✅ Zeilenüberschriften    ✅ Spaltenüberschriften
✅ Gebänderte Zeilen      ✅ Gebänderte Spalten
```

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# Berechnungen

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## Berechnetes Feld &mdash; eigene Formeln in PivotTable

**Menüpfad:** .blockquote.exercise[PivotTable-Analyse → Felder, Elemente & Gruppen → Berechnetes Feld]

.half-br[]

- Ein **neues Feld** wird erstellt, das auf einer eigenen Formel basiert
- Neues Feld erscheint danach in der **Feldliste**

**Einschränkung**

> Berechnete Felder rechnen immer mit den **Summen** der Ausgangsfelder

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## Berechnetes Element &mdash; eigene Kategorie erstellen

**Menüpfad:** .blockquote.exercise[Feld in Zeilen/Spalten anklicken → PivotTable-Analyse → Berechnetes Element]

.half-br[]

Eine **neue Kategorie** wird innerhalb eines vorhandenen Feldes erstellt, die vorhandene Kategorien kombiniert

.half-br[]

**Beispiel:**

```
Feld: Stadt
Neues Element: "NRW-Städte" = Bielefeld + Essen
```

.half-br[]

Erscheint danach als zusätzliche Zeile/Spalte neben den ursprünglichen Städten

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## Zusammenfassung: Berechnete Felder & Elemente

| Funktion | Zweck |
|----------|-------|
| **Berechnetes Feld** | Neue Kennzahl aus vorhandenen Feldern berechnen |
| **Berechnetes Element** | Neue Kategorie aus vorhandenen Kategorien kombinieren |
| **Wichtige Einschränkung** | Rechnet mit Summen, nicht mit Einzelwerten |

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# PivotChart

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## PivotChart

**Definition:**

Diagramm ist direkt mit der PivotTable **verknüpft** 
– Ändert sich die PivotTabl, passt sich das Diagramm an

### PivotChart erstellen

**Vorhandene PivotTable:** .blockquote.exercise[PivotTable anklicken → PivotTable-Analyse → PivotChart]

**Direkt neu erstellen:** .blockquote.exercise[Einfügen → PivotChart]

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## PivotChart bedienen

**Schaltflächen im Diagramm:**

- Direkt im Diagramm erscheinen kleine **Dropdown-Buttons** (ähnlich der Feldliste) zum Filtern
- Buttons lassen sich bei Bedarf ausblenden (Rechtsklick → Alle Feldschaltflächen im Diagramm ausblenden)

.half-br[]

**Verknüpfung mit Slicern**

- Slicer steuern auch PivotCharts

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# Aktualisieren

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## PivotTable aktualisieren

**Menüpfad:** .blockquote.exercise[Rechtsklick auf PivotTable → Aktualisieren]

**Alternative:** .blockquote.exercise[PivotTable-Analyse → Aktualisieren]

**Shortcut:** .blockquote.exercise[`Alt + F5`]

.half-br[]

**Achtung:**

PivotTables aktualisieren sich **nicht automatisch**

.half-br[]

**Alle PivotTables gleichzeitig aktualisieren:** .blockquote.exercise[Daten → Alle aktualisieren]

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## Automatische Aktualisierung beim Öffnen

**Menüpfad:** .blockquote.exercise[Rechtsklick auf PivotTable → PivotTable-Optionen → Daten]

**Wichtige Einstellung:**

```
✅ Daten beim Öffnen der Datei aktualisieren
```
---

## Zusammenspiel: PivotTable + Tabelle + Power Query

**Workflow:**

```
Rohdaten → Power Query (Bereinigung) → Excel-Tabelle/Verbindung → PivotTable
```

**Vorteil:**

.half-br[]

| Ebene | Automatisierung |
|-------|-------------------|
| Power Query | Bereinigt neue Rohdaten automatisch |
| Tabelle | Erweitert sich automatisch bei neuen Zeilen |
| PivotTable | Muss nur noch **aktualisiert** werden |